Wohin mit unverkäuflichen Waren?

Besonders im Naturkosteinzelhandel ist es sicherlich eher selten der Fall, dass Ware, die zwar nicht mehr verkäuflich, aber dennoch verzehrfähig ist, einfach im Müll landet. Und das ist gut so. Steuerrechtlich müssen Ihnen jedoch die Konsequenzen bei einer anderweitigen Verwendung 0der einer Weitergabe bewusst sein!

Nimmt der Inhaber des Einzelunternehmens diese Ware und gegebenenfalls auch weitere Waren aus dem Laden mit, so ist die günstigste Variante, hierüber keine Aufzeichnungen zu führen, sondern die Entnahmen mit den Sachbezugs-Pauschalen (2019: 1.811 Euro) zu versteuern. Diese werden jährlich angepasst und beziehen sich darauf, wie viele Erwachsene und Kinder (bis 2 Jahre: 0 Euro, von 2 bis 11 Jahre: 50 Prozent der Pauschale) im Haushalt des Inhabers leben. Demnach kann eine Familie mit einem Elternpaar und zwei Kindern im Alter von 8 und 10 Jahren eine Sachbezugspauschale in Höhe von 5.433 Euro versteuern.

Nehmen Mitarbeiter die Ware mit, so ist Vorsicht geboten. Es ist genau zu dokumentieren, ob die Ware wirklich keinen Wert mehr hat (Verfallsdatum ist abgelaufen, etc.) und falls doch, dann wäre zu beachten, ob insgesamt pro Mitarbeiter der bekannte Rabattfreibetrag von 90 Euro/Monat bzw. 1.080,00 Euro/Jahr zum Tragen kommt.

Achtung: Bevor ein Betriebsprüfer offiziell kommt, tätigt er in der Regel Testkäufe und fragt sicherlich auch mal an der Theke Ihr Personal, was denn zum Beispiel mit den nicht verkauften Backwaren am Abend passiert.

Das Verarbeiten der Produkte für betriebliche Zwecke (Bistro, Catering, etc.) ist steuerlich absolut unproblematisch. Kochen sich jedoch die Mitarbeiter hieraus ein eigenes Mittagessen, ist wieder Vorsicht geboten. Hier ist gegebenenfalls die Mahlzeitengestellung wieder im Lohn zu versteuern.

Bei der Lebensmittelspende von wertlosen Waren sollte wie folgt vorgegangen werden: Der Wareneinkauf mindert grundsätzlich das steuerliche Ergebnis und die Vorsteuer kann geltend gemacht werden. Für Spenden von wertlosen (abgelaufenen, unverkäuflichen) Waren sollte keine Spendenquittung ausgestellt werden, denn schließlich hat die Ware ja keinen Wert.

Für Waren mit Restwert ist eine Spendenquittung über den Einkaufspreis (sogenanntes Buchwertprivileg bei Spenden) auszustellen. Der ausgewiesene Betrag stellt einen Bruttobetrag dar. Die Umsatzsteuer hieraus ist dann abzuführen.