Gutscheine für Mitarbeiter

Nahezu jeder Arbeit­geber bietet ihn an – den monatlichen 44 Euro-Gutschein für seine Mitarbeiter. Oftmals auch bekannt, als der „Tankgutschein“. Warum ist er so beliebt? Er kann steuer- und sozialversicherungsfrei an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Und genau deshalb sind diese Gutscheine dem Gesetzgeber ein Dorn im Auge.

Beispiel:

Zehn Mitarbeiter bekommen monatlich einen Gutschein à 44 Euro = 5.280 Euro pro Jahr.

Kommt der Betriebsprüfer zu dem Ergebnis, dass die Spielregeln nicht eingehalten wurden, kommen bei einer Betriebsprüfung über drei Jahre folgende, neben den bereits gezahlten 15.840 Euro, zusätzlichen Belastungen auf Sie zu:

5.280 Euro p.a. x 3 Jahre
= 15.840 Euro werden als
Nettoauszahlung gesehen.

Lohnsteuer pauschaliert 30 Prozent
= 4.500 Euro Sozialversicherung
= 10.560 Euro

Nachzahlung gesamt für
drei Jahre = 15.060 Euro (!)

• Bei den monatlichen 44 Euro muss es sich um einen Sachbezug (= kein Geld) handeln.
• Die Freigrenze beläuft sich auf 44 Euro. Dies ist eine Grenze! Eine Überschreitung um nur einen Cent führt zur 100-prozentigen Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
• Ausgabe als Gutschein ist nur möglich, wenn der Gutschein: nicht ausgezahlt werden kann und
  ausschließlich in Deutschland eingesetzt werden kann (nicht möglich sind also internationale Anbieter wie Amazon) und bei einer begrenzten Anzahl an Akzeptanzstellen eingelöst werden kann.
• Nicht möglich sind folglich: eine Gutschrift auf einer Kreditkarte mit Barauszahlungsfunktion oder eigener IBAN-Nummer, sowie die Gutschrift auf einem Paypal-Konto.
• Die Ausgabe muss vom Arbeitgeber erfolgen. Dies bedeutet, es ist nicht möglich, dass der Arbeitnehmer einkauft und sich gegen Bon den Betrag erstatten lässt.
• Der Gutschein muss zusätzlich zum bisherigen Lohn – es ist keine Gehaltsumwandlung möglich – ausgegeben werden.
• Monatlich darf maximal ein 44 Euro-Gutschein ausgegeben werden. Es ist keine Ausgabe für mehrere Monate möglich. Deshalb meine Empfehlung: Dokumentation mit Unterschrift des Ausgabezeitpunktes.