Ministerium konkretisiert elektronische Belegausgabe

Der Kunde ist seit dem 1. Januar 2020 „Schnüffelpartner“ des Finanzamtes. Bei jedem Kauf muss ein Kassenbon erstellt werden. Beim Beleg aus Papier ist inzwischen klar: der Käufer muss den Beleg nicht annehmen. Doch weil Kassenbons aus Papier sowohl in der Herstellung als auch in der Entsorgung umweltbelastend sind, ist die elektronische Belegausgabe Ziel nachhaltig wirtschaftender Betriebe. Das gilt besonders für die Bio-Branche.

Das Bundesministerium für Finanzen hat die Vorgaben für die elektronische Belegausgabe jetzt in einer Verordnungsergänzung konkretisiert. Die Steuerkanzlei FRTG Group hat dazu wichtige Fragen und Antworten für Unternehmen zusammengestellt.

Ist eine schriftliche Zustimmung des Kunden für die elektronische Belegausgabe erforderlich?

Nein. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent (nonverbal) erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.

Ist es ausreichend, den elektronischen Beleg im Kassendisplay sichtbar einzublenden?

Nein. Die alleinige Sichtbarmachung am Terminal oder Kassendisplay reicht nicht aus. Der Kunde muss die Möglichkeit haben, den Kassenbeleg elektronisch entgegenzunehmen.

In welche Form muss der elektronische Beleg dem Kunden zur Verfügung gestellt werden?

Eine elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Dateiformat erfolgen, das der Kunde mit einer kostenfreien Standardsoftware öffnen kann. Als solche gelten JPG, PDF oder PNG.

Wie erfolgt die Übermittlung des elektronischen Belegs an den Kunden?

Dem Kunden kann der elektronischen Beleg per QR-Code über das Kassendisplay zum Download zur Verfügung gestellt, per Near-Field-Communication (NFC) übertragen oder per E-Mail direkt in das Kundenkonto zugestellt werden.

Wie können Unternehmer und Privatpersonen dieses für sich nutzen?

Mit einer App zur elektronischen Archivierung von Kassenbelegen haben sowohl Privatpersonen als auch Unternehmer die Möglichkeit, Ordnung in ihr „Bonchaos“ zu bringen.

Die FRTG Group nennt als Beispiel für eine kostenlose App das Produkt der Firma A&G GmbH aus Bremen. Die Belege werden per QR Code gescannt, können in verschiedene Ordner sortiert und auch elektronisch dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.