Die E-Rechnung kommt: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Weniger Papier, mehr Digitalisierung: In etwas mehr als einem halben Jahr müssen alle Unternehmen in Deutschland digital so aufgestellt sein, dass sie sogenannte E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen können. Dabei geht es um mehr als nur ein PDF-Dokument. Was genau auf Unternehmerinnen und Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 zukommt, erfahren Sie hier.

Warum kommt die Pflicht zur E-Rechnung?

In ihrem Entwurf für eine Richtlinie, um Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen, hat die EU-Kommission vorgeschlagen, im grenzübergreifenden B2B-Geschäft die Pflicht zur E-Rechnung einzuführen. Für das deutsche Inland steht die Pflicht im Wachstumschancengesetz.

Was ist eine E-Rechnung?

Formal ein strukturierter Datensatz. Das bedeutet, die verschickten Daten müssen maschinell lesbar sein, wie es beispielsweise bei XML-Dateien der Fall ist. Zudem müssen sie den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllen. Ein PDF-Dokument erfüllt diese Ansprüche beispielsweise nicht.

Wer muss auf E-Rechnung umstellen?

Prinzipiell alle, vom großen Konzern über den Handwerksbetrieb bis hin zum Freiberufler.

Wie aufwendig ist die Umstellung?

Unternehmen benötigen eine spezifische Software, die E-Rechnungen erstellen, senden, empfangen und archivieren kann. Diese muss strukturierte Formate wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten. Auf dem Markt sind zahlreiche Angebote, teils sogar kostenlos. Darauf weist die IHK für München und Oberbayern hin. Wie lange die Umstellung dauert, hängt von zahlreichen Faktoren wie der Größe des Unternehmens ab. Unter Umständen ist es sinnvoll, einen externen IT-Dienstleister zu beauftragen. Wichtig ist, rechtzeitig, am besten sofort, damit zu beginnen.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Die Pflicht, Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren, ändert sich nicht. E-Rechnungen müssen elektronisch gespeichert werden, in einem unveränderten, strukturierten Format. Ausrucken und abheften genügt nicht. Ebenso wenig akzeptieren Finanzverwaltungen in der Regel eine Festplatte oder den E-Mail-Ordner als Aufbewahrungsort.

Entstehen durch E-Rechnungen neue Anforderungen an die IT-Sicherheit?

Ja, die IT-Sicherheitsbeauftragten stehen vor einer neuen Herausforderung. Denn Unternehmen müssen sicherstellen, dass die E-Rechnungen vor unberechtigtem Zugriff geschützt und sicher übermittelt werden. Das bedeutet, die Systeme sollten gegen Cyberangriffe geschützt und in sichere IT-Umgebungen integriert werden.

Welche Übergangsfristen gelten für E-Rechnungen?

Die Pflicht, E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 empfangen zu können, gilt für alle. Bis Ende 2025 dürfen Unternehmen aber weiterhin Rechnungen auf Papier sowie in anderen elektronischen Formaten ausstellen. Erst ab 2027 gilt die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden, es sei denn, das Unternehmen macht weniger als 800.000 Euro Umsatz. Dann verlängert sich die Frist um ein Jahr.

Was bedeutet die Übergangsfrist für Unternehmen?

Viele müssen bis Ende 2027 dreigleisig fahren und sowohl E-Rechnungen gemäß EN16931 als auch andere, digitale Formate sowie Rechnungen auf Papier akzeptieren, korrekt bearbeiten und archivieren. Die IHK für München und Oberbayern empfiehlt beispielsweise, ein elektronisches Archivierungssystem zu verwenden, das sowohl strukturierte als auch nicht strukturierte Daten speichern kann.

Gibt es Ausnahmen bei E-Rechnungs-Pflicht?

Es geht ausschließlich um Rechnungen zwischen Firmen – Rechnungen an Privatkunden betrifft das nicht, ebenso wenig Rechnungen ins oder aus dem Ausland. Ebenfalls ausgenommen sind Beträge bis 250 Euro, Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach Paragraph vier Nummer acht bis 29, zu denen unter anderem Gesundheits- und Sozialleistungen zählen.

Welche Regeln gelten für die Gastronomie, beispielsweise ein Bistro in einem Supermarkt, bei Geschäftsessen?

Für Geschäftsessen gelten die gleichen Vorgaben, sofern die Rechnung die Summe von 250 Euro überschreitet.