Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen können 2022 weg

Schon über die Digitalisierung Ihrer Unterlagen nachgedacht? Revisionssichere Software bietet hier alltagstaugliche Möglichkeiten für die digitale Archivierung von Belegen. Vorteil: Keine Aufbewahrung alter Belege mehr und zusätzliche Lagerfläche wird frei. Die Lager sind voll, und Lagerfläche ist teuer und Mangelware. Deshalb möchte man sich am liebsten schnellstmöglich von den Unmengen von Belegen befreien.

Aber Vorsicht, als Unternehmer müssen Sie hierbei einiges beachten. Je nach Art und Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist revisionssicher digital oder in Papierform zehn beziehungsweise sechs Jahre. Hier ist grundsätzlich entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten also die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift stets die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, so sind diese nur sechs Jahre aufzubewahren.

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Diese können in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden. Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren, müssen jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Hierbei ist insbesondere bei EDV-Umstellungen dran zu denken. Dennoch gelten auch hier die allgemeingültigen Aufbewahrungsfristen: Folgende Belege mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen seit dem 1. Januar 2022 vernichtet werden: (= 2010er Unterlagen)

• Buchhaltungsbücher
• Buchhalterische Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• sämtliche Buchungsbelege wie Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege.

Ausschlaggebend ist immer, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren.

Beispiel: Wurde die Bilanz 2010 im Jahr 2011 erstellt, dann beginnt die Frist am 1.1.2012 zu laufen und endet am 31.12.2021. Die Belege dürfen somit ab dem 1.1.2022 vernichtet werden.

Folgende Belege mit sechs Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1.1.2022 vernichtet werden: (= 2015er Unterlagen)

• Schriftverkehr
• Handels- und Geschäftsbriefe
• E-Mails.

Aber Achtung bei Thermopapier – es kann mit der Zeit verblassen. Damit es innerhalb der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar bleibt, empfehle ich grundsätzlich, besonders bei hohen Beträgen, Kopien zu machen! Digitale Archivierung schließt dieses Risiko aus.

Ersetzendes Scannen

Werden Papierbelege durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt, können unter strengen Voraussetzungen die Papierbelege direkt vernichtet werden. Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Zusätzlich muss das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem auch die Einhaltung der Verfahrensdokumentation.

Austausch von Hardware

Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt insbesondere auch für Kassen. Stellen Sie sicher, dass diese Hardware regelmäßig mit Strom versorgt wird, sodass keine Gefahr vor Datenverlust besteht.

Kassensysteme

Bitte beachten Sie, dass neben den Kassensystemen auch die folgenden Unterlagen aufbewahrt werden:

• Betriebsanleitungen
• Protokolle, wann und wo die jeweilige Kasse zum Einsatz kam
• Unterlagen zur Kassenprogrammierung inklusive Umprogrammierungen
• Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit Ausdruck Nullstellenzähler (Z-Nummer)
• Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle.

Anlagevermögen

Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, so beginnt die Zehn-Jahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.

Beispiel: Ein Computer wird Mitte 2010 angeschafft. Seine gewöhnlich Nutzungsdauer beträgt drei Jahre (= Mitte 2013). So dürfen die zugehörigen Belege erst ab dem 1.1.2024 vernichtet werden.

Mietverträge

Sie gelten als Rechnung, sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird. Diese sind zehn Jahre nach der letzten Gültigkeit aufzubewahren.

Urkunden

Sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege.

• Markieren Sie sämtliche Ordner vor der Archivierung mit der entsprechenden Jahreszahl und dem Vermerk, wann diese letztmals relevant waren.
  
• Verlängern Sie vorsorglich gedanklich ihre Aufbewahrungsfristen um zwei Jahre.
• Speichern Sie elektronische Daten ebenfalls in Jahreszahlordnern ab. So sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite und können die Ordner bei Vernichtungsaktionen „wegwerfen", ohne die Daten vorher prüfen zu müssen.