Wenn das Ladenlager neben Waren durch alte Akten fast aus allen Nähten platzt, möchten sich Ladner am liebsten schnellstmöglich von den Unmengen an Papieren befreien. Aber Vorsicht: Unternehmer müssen hierbei einiges beachten.
Je nach Art und Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn oder sechs Jahre. Hier ist grundsätzlich entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten also die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift stets die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, so sind diese nur sechs Jahre aufzubewahren.
Denken Sie über die Digitalisierung Ihrer Belege nach. Dies erleichtert die Aufbewahrung ungemein.
Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Diese können in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden. Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren, müssen jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Daran ist insbesondere bei EDV-Umstellungen zu denken.
Folgende Belege mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1.1.2021 vernichtet werden (= 2009er Unterlagen):
- Buchhaltungsbücher
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- Sämtliche Buchungsbelege wie z.B. Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege
Ausschlaggebend ist immer, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren. Beispiel: Wurde die Bilanz 2009 im Jahr 2010 erstellt, dann beginnt die Frist am 1.1.2011 zu laufen und endet am 31.12.2020. Die Belege dürfen somit ab dem 1.1.2021 vernichtet werden.
Folgende Belege mit sechs Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1.1.2021 vernichtet werden (= 2014er Unterlagen):
- Schriftverkehr: Handels- und Geschäftsbriefe
- E-Mails
Tipps zur richtigen Aufbewahrung
Thermopapier: Dieses kann mit der Zeit verblassen. Digitale Archivierung schließt dieses Risiko aus.
Ersetzendes Scannen: Werden Papierbelege durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt, können unter strengen Voraussetzungen die Papierbelege vernichtet werden.
Austausch von Hardware: Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten.
Kassensysteme: Bitte beachten Sie, dass neben den Kassensystemen auch die dazugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden.
Anlagevermögen: Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, so beginnt die Zehn- Jahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.
Mietverträge: Gelten als Rechnung sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird. Diese sind zehn Jahre nach der letzten Gültigkeit aufzubewahren.
Urkunden: Sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege.
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