Teambesprechungen protokollieren – das gibt es zu beachten

Wer kennt das nicht? Zu Beginn einer Sitzung wird nach einem Protokollanten gesucht. Und alle schauen zu Boden oder auf die Tischkante. Meist dauert es eine Weile, bis sich dann doch jemand 'breitschlagen' lässt, die ungeliebte Aufgabe zu übernehmen.

Nicht nur deshalb mag es zunächst gewagt klingen, im Zusammenhang mit der Protokollierung von Motivation zu sprechen. Doch genau betrachtet dient ein Protokoll nicht der Dokumentation und Ablage, sondern ist ein Hilfsmittel für die Umsetzung. Außerdem dient es als Controllinginstrument: Es macht sichtbar, was erreicht wurde und was nicht.

Man stelle sich vor, eine Teambesprechung beginnt standardmäßig mit dem Protokoll der letzten Sitzung. Es wird verlesen oder - falls die Protokollierung auf dem Flipchart stattfand - gezeigt, was vereinbart war und was umgesetzt wurde. Ist das meiste oder alles Vereinbarte umgesetzt, dann ist das ein optimaler Einstieg in die anstehende Besprechung. Besser kann man nicht verdeutlichen, dass die gemeinsame Zeit etwas bringt. Wurden Themen nicht umgesetzt, dann wird das begründet. Entweder ein Punkt hat sich erledigt und wird nicht weiter behandelt. Oder er ist noch aktuell, dann gehört er auf die Tagesordnung der laufenden Besprechung. Das ist Verbindlichkeit.

Auf diese Weise übrigens bleiben alle nicht erledigten Themen aktuell. Sie stehen ganz oben auf der neuen Tagesordnung.

Was nun die eigentliche Protokollierung angeht, so gibt es aufwendige und einfache Methoden. Diese hängen unmittelbar zusammen mit der Bereitwilligkeit, ein Protokoll zu schreiben. Dass nur wenige die Aufgabe übernehmen wollen, hat seine nachvollziehbare Ursache oft dann, wenn das Protokoll zu viel Zeit kostet. Die kann man häufig deutlich verringern.

Den größten Aufwand verursachen Verlaufsprotokolle. Der gesamte Verlauf einer Teamsitzung wird protokolliert. Wie im Bundestag. Wer hat wann was gesagt? Was wurde ihm oder ihr entgegnet? Welche Schlüsse wurden daraus gezogen? Das Ganze dann noch in Prosa verfasst und zehn Seiten lang. Das gibt es! Eine Heidenarbeit. Ist sie einmal gemacht, dann fühlt sich jemand nicht richtig zitiert oder es fehlt gar ein Beitrag. Dann wird korrigiert. Großer Aufwand, wenig hilfreich.

An dieser Stelle lohnt sich die Überlegung, wie Kolleginnen oder Kollegen zu informieren sind, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben. Vorschlag: Information ist hier eine Holschuld. Im Hinblick auf abwesende Kollegen so umfassend wie möglich dokumentieren zu wollen, damit es so sei, als hätten sie teilgenommen, ist zu viel des Guten. Man hat das Recht, die Ergebnisse und Vereinbarungen mitgeteilt zu bekommen. Möchte man wissen, wie es dazu gekommen ist, hat man sich selber darum zu bemühen.

Machen wir einen Sprung von der umständlichsten zur reduziertesten Art der Protokollierung. Sie ist ein einfacher Maßnahmenplan.

Kommen wir von der umständlichsten und der minimalistischsten Form zu einem Mittelweg: Manche Besprechungsthemen werden in Prosa dokumentiert, die Vereinbarungen in der knappen Form. Das kann sinnvoll sein, wenn Themen besprochen werden, die nicht in Vereinbarungen münden (können). Nehmen wir an, jemand aus dem Team informiert in der Sitzung über bestimmte Situationen mit Kunden. Oder es wird etwas wieder ins Bewusstsein gehoben, was vereinbart und eigentlich klar, aber versackt ist. Solche Punkte werden kurz skizziert, für den Rest gilt das Was-Wer-Wann-Schema.

Ab dann beginnt die Selbstverantwortung. Wer eine Aufgabe übernommen hat, sorgt für die termingerechte Erledigung. Wer als Verantwortlicher mit anderen etwas macht, treibt die Sache an. Wer es nicht termingerecht schafft, meldet sich rechtzeitig.

In der nächsten Besprechung - und damit zurück zum Anfang - berichtet dann jeder Zuständige über den Stand der Dinge: Erledigt oder nicht erledigt. Wenn nicht erledigt: Aus welchen Gründen nicht, verbunden mit einem Vorschlag, wie jetzt zu verfahren ist. Puristen können einwenden, über Erledigtes braucht man nicht zu reden, außerdem hat das sowieso jeder im Alltag mitbekommen. Drei Gründe können dafür sprechen, die Zeit dennoch einzuräumen:

Vielleicht war die Lösung nicht die Richtige. Vielleicht fehlt noch etwas. Es geht nicht um die Erledigung von Aufgaben, sondern um Ergebnisse, die nützen. Wenn das nicht der Fall ist, kann korrigiert werden.

Die Arbeit der Kollegin/des Kollegen wird damit noch einmal bewusst gemacht.

Nicht zu vernachlässigen: Die 'sthetik des Gelingens. Was wir besprechen, was wir vereinbaren, das setzen wir auch um.