Wie Sie auf die Frage „Warum?“ reagieren können

Interessant ist die Frage nach den Gründen für die eingetretene Situation. Jetzt folgt nicht mehr ein Warum dem anderen, vielmehr gibt es mehrere Möglichkeiten. Damit entsteht eine wertvolle Denkform für Teambesprechungen und Einzelgespräche: Problem – Ursachen – Lösungen.

Wann immer Sie nach dem Grund fragen möchten: Machen Sie zunächst die Mehrzahl draus! Stellen Sie sich vor Ihr Team, benennen Sie das Thema und fragen Sie nach den Gründen: „... das würde ich gerne mit Euch klären. Lasst uns erst mögliche Gründe sammeln und dann sehen, was wichtig ist und welche Lösungen wir finden.“ Und dann werden Gründe bzw. Ursachen gesammelt. Zum Vergleich: „... und das verstehe ich nicht. Warum ist das so?“ Jetzt wird irgendjemand aus dem Team den Grund nennen, den er oder sie für wichtig hält, und auch gleich den einzig richtigen Ausweg nennen. Ein anderer widerspricht und hält etwas ganz anderes für wichtig, und in kurzer Zeit haben Sie das übliche Durcheinander und eine für alle unbefriedigende fruchtlose Diskussion.

Erst nach möglichen Gründen zu fragen, bevor es an Vorschläge und Lösungsfindung geht, ist wichtig. Fragen Sie wortwörtlich nach möglichen Gründen, das ist erstens die Mehrzahl und „möglich“ heißt, dass wir noch nicht wissen, welche Gründe entscheidend sind. Das bewahrt Sie und Ihr Team vor voreiligen Schlüssen und vor dem Verrennen in die erstbeste Erklärung. Sie machen also erst eine Liste möglicher Gründe. Die zweite Form wird Netzbild genannt. In die Mitte schreiben Sie das Thema. Außenrum die möglichen Gründe (s. Abb. oben). Mit einem Netzbild kann man schöner als bei einer Liste eine Verbindung von Themen herstellen, beispielsweise durch Pfeile. Außerdem kann man immer etwas zwischen zwei Themen setzen oder eine Einzelheit ergänzen und die Übersicht bleibt gewahrt. Das Aufschreiben und präsent halten fokussiert das Team und man weiß immer, worüber gerade gesprochen wird. Nach Sammlung der Gründe gibt es zwei Möglichkeiten: Es ist völlig klar, was die richtige Spur ist oder es ist nicht klar.

Sollte klar sein, wo es langgeht, dann arbeiten Sie jetzt mit Ihrem Team an der Lösungsfindung. Auch hier geht es wieder um „mögliche Lösungen“. Erst wenn mehrere Lösungen da sind, geht es um eine Entscheidung. Wenn Sie sich gleich auf den erstbesten Lösungsvorschlag stürzen, geht Ihnen anderes verloren. Es ist auch eine Frage des Zeitbudgets. Erst einmal zu sammeln und zu sichten und dann nur darüber zu diskutieren, was auch relevant ist, ist effektiver Umgang mit der Zeit.

Wenn nicht klar ist, mit welchem Thema es weitergeht, und Sie keine Vorgabe machen wollen, wie es weitergeht, lassen Sie Ihr Team bewerten. Jeder Teilnehmer setzt einen Strich oder Klebepunkt hinter die seiner Meinung nach entscheidende Ursache. Danach haben Sie eine Tendenz. Falls nicht, wählen Sie das Thema, mit dem angefangen wird.

Günstig ist für eine solche Arbeit ein einfaches Formular: Jetzt haben Sie auf einem Zettel oder auf Flipchartpapier das Problem bzw. die Situation, Gründe und Lösungsvorschläge. Oft ist ganz klar, was die passende Lösung ist.

Mit diesem Verfahren können Sie hervorragend eine größere Gruppe in kleine aufteilen. Jede Kleingruppe erarbeitet für einen möglichen Grund Lösungsvorschläge. Am Schluss kommt alles wieder zusammen. Das Verfahren aktiviert die Gruppe, ist schnell und bringt Ergebnisse.

Hier ein typisches Beispiel: Die Abschriften bei Wurst/Fleisch sind zu hoch. Sucht man hier gleich nach Lösungen, kommt man eher in eine Ideensammlung hinein. Erst mögliche Ursachen zu ermitteln und dann nach Lösungen zu suchen, ist deutlich Erfolg versprechender. Ein Beispiel für ein Mitarbeitergespräch wäre: Ein Teammitglied verursacht regelmäßig zu hohe Kassendifferenzen. Wenn Sie das Gespräch auf „Warum?“ aufbauen, kann das erstens unnötig konfrontativ werden, zweitens möglicherweise zu nichts führen. Einfach weil Ihr Mitarbeiter sich auch nicht erklären kann, warum ihm das immer wieder passiert.