Das Finanzamt isst mit

Viele Naturkostläden und Bio-Supermärkte haben mittlerweile ein Bistro. Und sicherlich macht es für die Auslastung der Küche und die Mitarbeitermotivation Sinn, dass auch die Beschäftigten ihr Mittagessen im Laden zu sich nehmen. Doch weil das Finanzamt solche Zuwendungen als steuerpflichtige Sachbezüge einstuft, sitzt es im Bistro mit am Tisch.

In der Regel ergeben sich im Alltag die im Folgenden dargestellten Varianten für die Gewährung eines Mittagessen durch den Arbeitgeber:

1) Der Mitarbeiter zahlt gar nichts für sein Mittagessen:

Darf der Mitarbeiter kostenlos im Bistro zu Mittag essen, so handelt es sich hierbei aus Sicht der Lohnabrechnung um einen sogenannten Sachbezug.

Der Gesetzgeber bietet hier die Möglichkeit, den Wert des Mittagessens mit einem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Der pauschale amtliche Wert wird jährlich angepasst und liegt im Jahr 2019 bei 3,30 Euro je Mittagessen. Im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung wird ermittelt, welcher Sachbezugswert ( = 3,30 x die Anzahl der eingenommenen Mittagesessen) über den Lohn zu versteuern und mit Beiträgen zur Sozialversicherung zu belasten ist.

Es besteht entweder die Möglichkeit, dass der Sachbezugswert ganz regulär über den Lohn abgerechnet wird. Das bedeutet, dass ganz regulär hierauf Lohnsteuer und Sozialversicherung einbehalten werden. Alternativ kann der Arbeitgeber die Pauschalsteuer von 25 Prozent tragen. Dann fällt keine Sozialversicherung an.

Da Naturkosthändler auch mit dem Verkauf des Mittagessens handeln, kann auch der Rabattfreibetrag angewendet werden. Hier ist zu dokumentieren, dass der Rabattfreibetrag von 90 Euro im Monat bzw. 1.080,00 Euro im Jahr nicht überschritten wird.

2) Der Mitarbeiter zahlt mindestens 3,30 Euro für das Mittagessen:

Zahlt der Mitarbeiter für sein Mittagessen mehr als den amtlichen Sachbezugswert, so ist aus Sicht der Lohnsteuer und der Sozialversicherung hier gar nichts zu berücksichtigen. Es schadet nie, die tatsächliche Umsetzung so zu dokumentieren, dass man gegenüber dem Finanzamt und der Rentenversicherung entsprechende Nachweise vorlegen kann.

3) Der Mitarbeiter zahlt weniger als der übliche Kunde und weniger als den Satz von 3,30 Euro:

Zahlt der Mitarbeiter einen rabattierten Mittagessenspreis, der unter den 3,30 Euro je Mittagessen liegt, so gilt für die Differenz aus 3,30 Euro und dem bezahlten Preis das gleiche, wie unter Punkt 1) dargestellt.

Mein Tipp: Ein regelmäßiges Mittagessen für Mitarbeiter kann eine Gehaltsoptimierung und gleichzeitig auch eine Steigerung der Motivation für die Mitarbeiter sein.