Wissen. Was die Branche bewegt
Steuer & Recht

Belege richtig aufbewahren

Gleich vorweg: Der Gesetzgeber beschäftigt sich immer wieder mit der Thematik Aufbewahrung von Belegen, aber geändert hat sich nichts.
15.12.2018 vonPrisca Wende
Gleich vorweg: Der Gesetzgeber beschäftigt sich immer wieder mit der Thematik Aufbewahrung von Belegen, aber geändert hat sich nichts.

Belege mit steuerrechtlicher Bedeutung haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Ausschlaggebend ist, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren.

Beispiel: Wurde die Bilanz 2007 im Jahr 2008 erstellt, dann beginnt die Frist am 1.1.2009 und endet am 31.12.2018. Die Belege dürfen somit ab dem 1.1.2019 vernichtet werden. Dazu gehören:

  • Buchhaltungsbücher
  • Buchh. Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Arbeitsanweisungen und
  • Organisationsunterlagen
  • Sämtliche Buchungsbelege wie Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege

Belege ohne Relevanz für die Buchhaltung haben sechs Jahre Aufbewahrungspflicht und dürfen ab dem 1.1.2019 vernichtet werden (= 2012er Unterlagen). Dazu gehören:

  • Schriftverkehr: Handels- und Geschäftsbriefe
  • E-Mails

Thermopapier kann verblassen

Damit es innerhalb der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar bleibt, empfehle ich – vor allem bei hohen Beträgen – Kopien zu machen.

Ersetzendes Scannen

Werden Papierbelege in elektronische Unterlagen umgewandelt, können sie sofort vernichtet werden, wenn das Scan-Ergebnis dem Original entspricht sowie jederzeit verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann. Das Verfahren muss ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört u.a. auch die Verfahrensdokumentation.

Elektronische Rechnungen

Sie müssen in ihrer Urform aufbewahrt werden.

Austausch von Hardware

Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt auch für Kassen. Stellen Sie sicher, dass Hardware regelmäßig mit Strom versorgt wird, um Datenverlust zu verhindern.

Kassensysteme

  • Neben den Kassensystemen sind aufzubewahren:
  • Betriebsanleitungen
  • Protokolle, wann und wo Kassen zum Einsatz kamen
  • Unterlagen zur Kassenprogrammierung inkl. Umprogrammierungen
  • Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit Ausdruck Nullstellenzähler (Z-Nummer)[nbsp]
  • Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle

Anlagevermögen

Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, beginnt die Zehnjahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.

Beispiel: Ein Computer wird Mitte 2007 angeschafft. Seine gewöhnliche Nutzungsdauer beträgt drei Jahre (= Mitte 2010). So dürfen die zugehörigen Belege erst ab dem 1.1.2021 vernichtet werden.

Mietverträge gelten als Rechnung, sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird, sie sind 10 Jahre aufzubewahren.

Urkunden sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege.

Mein Tipp: Markieren Sie Beleg-Ordner mit einer um zwei Jahre verlängerten Aufbewahrungsfrist. Speichern Sie elektronische Daten in entsprechenden Jahreszahlordnern.

Prisca Wende

Steuerberaterin
www.moertl-wende.de

Kommentare

Schlagwörter

Das könnte interessant sein ...

Ähnliche Beiträge