Mitarbeiterrabatte – so ist es richtig!

Grundsätzlich gilt: Mitarbeiter dürfen einen Rabatt von 90 Euro je Monat beziehungsweise 1.080 Euro pro Jahr erhalten. Grundlage ist der im Laden ausgepreiste Verkaufspreis abzüglich eines zulässigen Bewertungsabschlags von vier Prozent.

Das heißt im Einzelfall: Erhält der Arbeitnehmer neben einem Abschlag von vier Prozent auf den Bruttoverkaufswert insgesamt in Summe einen weiteren Rabatt bis zu 90 Euro im Monat, so ist dies unschädlich. Nur, wie kann der Unternehmer die Vorgaben nachweisen?

1. Alternative: Der Mitarbeiter bekommt 90 Euro bar ausgezahlt. Für die Lohnabrechnung bedeutet dies:

• Brutto-Erhöhung um geldwerten Vorteil = + 90 Euro
• Netto = + 90 Euro
• Auszahlung an Mitarbeiter

Folge: Es ist der Belegnachweis zu führen, dass der Mitarbeiter tatsächlich für 90 Euro im Laden eingekauft hat. Die Belege sind jeweils in der Lohnakte aufzubewahren.

2. Alternative: Der Mitarbeiter bekommt keine 90 Euro ausgezahlt, erhält aber eine Gutschrift von 90 Euro auf seinem Einkaufskonto (Beispiel: Gutscheinkarte, Karteikarten). Es werden maximal weitere Rabatte in Höhe von vier Prozent an der Kasse gewährt. In der Lohnabrechnung:

• Brutto-Erhöhung um geldwerten Vorteil = + 90 Euro
• Netto = -90 Euro
  
• eine Auszahlung an Mitarbeiter über das Gehalt

Folge: Es sind keine Belege aufzubewahren. Der Nachweis wird über die Mitarbeiterkarte erbracht.

3. Alternative: Der Mitarbeiter bekommt keine 90 Euro ausgezahlt, er erhält ausschließlich Mitarbeiterrabatte an der Kasse. In der Lohnabrechnung ist grundsätzlich der tatsächliche geldwerte Vorteil auszuweisen. In der Praxis wird aufgrund des hohen Verwaltungsaufwands oftmals darauf verzichtet.

Folge: Rabatt bis zehn Prozent: Erfahrungsgemäß ist es relativ unwahrscheinlich, dass die 90 Euro-Grenze überschritten wird (Mitarbeiter müsste für über 937,50 Euro brutto im Monat einkaufen). Das Betriebsprüfungsrisiko ist sehr gering. In der Praxis ist unseres Erachtens deshalb keine Dokumentation notwendig. Sicherheitshalber kann man sich dies auch schriftlich vom Finanzamt bestätigen lassen.

Rabatt über zehn Prozent: Es ist der Belegnachweis zu führen, dass der Mitarbeiter nicht mehr als 90 Euro Rabatt im Monat erhalten hat.