So trennen Sie sich richtig von alten Belegen

Bewahren Sie noch Papier auf oder ist Ihre Buchhaltung bereits digital? Bei Nutzung eines revisionssicheren Verfahrens, wie dem digitalen Belegbuchen über DATEV, und der Dokumentation Ihrer Abläufe durch eine Verfahrensdokumentation, erfüllen Sie Ihre Aufbewahrungspflicht digital. Papierbelege dürfen bei der Digitalisierung vernichtet werden, was Platz spart – besonders wertvoll bei teuren Ladenflächen.

Nutzen Sie keine digitale Buchhaltung und bewahren alles in Papierform auf? Dann sollten Sie sich schnellstmöglich von unnötigen Belegen trennen. Doch Vorsicht: Als Unternehmer sind dabei einige wichtige Punkte zu beachten.

Egal in welcher Form aufbewahrt wird, ob Papier oder digital, es gelten die allgemeingültigen Aufbewahrungsfristen. Ausschlaggebend ist immer, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren.

Diese Belege mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1. Januar 2024 vernichtet werden:

• Buchhaltungsbücher
• Buchhalterische Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Zugehörige Arbeitsanwei­sungen und Organisa­tions unterlagen
• Sämtliche Buchungsbelege wie Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege

(= 2012er Unterlagen)

Diese Belege mit sechs Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1. Januar 2024 vernichtet werden:

• Handels- und Geschäftsbriefe
• E-Mails

(= 2017er Unterlagen)

Je nach Art und Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist revisionssicher digital oder in Papierform zehn beziehungsweise sechs Jahre. Hier ist grundsätzlich entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten also die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift stets die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, so sind diese nur sechs Jahre aufzubewahren.

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Diese können in Papierform oder revisionssicher in elektronischer Form aufbewahrt
werden.

Scans ersetzen Papier nur in Ausnahmen

Werden Papierbelege durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt, können unter strengen Voraussetzungen die Papierbelege direkt vernichtet werden. Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original
übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Zusätzlich muss das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem auch die Einhaltung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren, müssen jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können.

Digitale Belege müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Der Ausdruck einer ursprünglich digitalen Rechnung reicht nicht aus. Für die Aufbewahrung gibt es zahlreiche revisionssichere Tools, wie zum Beispiel die digitale Archivierung bei der DATEV.

Thermopapier kann mit der Zeit verblassen. Damit die Informationen innerhalb der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar bleibt, empfehle ich grundsätzlich, besonders bei hohen Beträgen, Kopien zu machen. Digitale Archivierung schließt durch ersetzendes Scannen dieses Risiko aus.

Zudem empfehle ich: Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt insbesondere auch für Kassen. Stellen Sie sicher, dass diese Hardware regelmäßig mit Strom versorgt wird, so dass keine Gefahr von Datenverlust besteht.

Unterlagen, die außerdem zehn Jahre aufbewahrt werden sollten:

• Betriebsanleitungen
• Protokolle wann und wo die jeweilige Kasse zum Einsatz kam
• Unterlagen zur Kassenprogrammierung inkl. Umprogrammierungen
• Tagesendsummenbons
  (Z-Bons) mit Ausdruck Nullstellenzähler (Z-Nummer)
• Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle