Richtig entrümpeln

Je nach Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn beziehungsweise sechs Jahre. Hier ist entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich um übliche Unterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, sind diese nur sechs Jahre aufzubewahren.

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Sie können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden. Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen jederzeit lesbar gemacht werden können. Daran ist insbesondere bei EDV-Umstellungen zu denken.

Im Einzelnen bedeutet dies:
Folgende Belege mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1. Januar 2020 vernichtet werden: (= 2008er Unterlagen): Buchhaltungsbücher, buchhalterische Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, sämtliche Buchungsbelege.

Ausschlaggebend ist, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren.

Beispiel: Wurde die Bilanz 2008 im Jahr 2009 erstellt, dann beginnt die Frist am 1. Januar 2010 zu laufen und endet am 31. Dezember 2019. Die Belege dürfen somit ab dem 1. Januar 2020 vernichtet werden.
Folgende Belege mit sechs Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1. Januar 2020 vernichtet werden: (= 2013er Unterlagen)

• Schriftverkehr: Handels- und Geschäftsbriefe
• E-Mails

Dieses kann mit der Zeit verblassen. Damit es innerhalb der Frist von zehn Jahren lesbar bleibt, empfehle ich grundsätzlich, besonders bei hohen Beträgen, Kopien zu machen.

• Ersetzendes Scannen: Papierbelege können unter folgenden Bedingungen durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt werden: Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Zusätzlich muss das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem die Einhaltung der Verfahrensdokumentation.
• Austausch von Hardware: Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt auch für Kassen.
• Kassensysteme: Neben Kassensystemen müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden: Betriebsanleitung, Einsatz-Protokolle, Unterlagen zur Kassenprogrammierung, Tagesendsummenbons, tägliche und unterschriebene Zählprotokolle.
• Anlagevermögen: Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, so beginnt die Zehn-Jahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.
• Mietverträge: Gelten als Rechnung sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird. Diese sind zehn Jahre nach der letzten Gültigkeit aufzubewahren.
• Urkunden: Sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege.