Rechnungen auf die richtigen Formalien prüfen

Ordnungsgemäße Rechnungen sind bares Geld – nämlich exakt in Höhe der ausgewiesenen Umsatzsteuer! Deshalb sollte unbedingt geprüft werden, ob die vorliegende Rechnung ordnungsgemäß im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Sind Rechnungen dies nicht, wird es bei einer Betriebsprüfung teuer.

Beispiel: Betriebsprüfung über vier Jahre. Im ersten Jahr des Prüfungszeitraums werden nicht ordnungsgemäße Rechnungen in Höhe von insgesamt 50.000 Euro aufgedeckt. Diese beinhalten Vorsteuerbeträge in Höhe von insgesamt 4.700 Euro (7 und 19 Prozent).

Ergebnis: Zahllast an das Finanzamt: 4.700 Euro + 1.128 Euro Zinsen = 5.828 Euro. Zwar reduziert sich um diesen Betrag das steuerliche Ergebnis, die Zinsen sind steuerlich aber nicht abzugsfähig. Aber wie sieht eine ordnungsgemäße Rechnung aus?

• Vollständiger Name (inkl. Rechtsform = Namensbestandteil) und vollständige Anschrift des Lieferanten / Vertragspartners
• Vollständiger Name (inkl. Rechtsform = Namensbestandteil) und vollstände Anschrift Ihres Unternehmens
• Entweder Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Lieferanten / Vertragspartners
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer / Vertragsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung, Bezugnahmen auf Lieferscheine sind nur möglich, wenn diese eindeutig identifizierbar (Bezug auf Lieferscheinnummer) sind und am besten hinten dran getackert sind.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der Leistung. Beides ist notwendig, auch wenn Rechnungsdatum und Leistungsdatum übereinstimmen! Die Angabe „Lieferdatum = Rechnungsdatum“ ist ausreichend.
• Separater Ausweis: Nettobetrag (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiung)
• Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht von vornherein abgezogen wurde. Beispiel: Abzugsmöglichkeit Skonto
• Hinweis auf Entgeltminderung (Rabatte und Bonus)
• Anzuwendender Steuersatz
• Hinweis ggf. bei Steuerbefreiung
• Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt

Fehlerhafte Rechnungen können zwar in Einzelfällen korrigiert werden, dies geht allerdings mit viel Aufwand einher. Zusätzlich ist Voraussetzung, dass der Lieferant bzw. Leistende noch existiert. Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gelten im Übrigen Vereinfachungen.

Achtung: Diese Anforderungen gelten auch für Dauerverträge wie zum Beispiel Mietverträge oder bei größeren Anschaffungen! Deshalb: So wie Sie Rechnungen und Verträge inhaltlich (= Lieferumfang) prüfen, so sollten Sie auch immer die Formalien prüfen.