Prüfung der Kasse – das kann teuer werden!

Das Finanzamt kann insbesondere durch drei Prüfungsformen die Kasse ins Visier nehmen: Unangemeldete Kassennachschau, Umsatzsteuer-Sonderprüfung und im Rahmen der laufenden Betriebsprüfung.

Alle Varianten haben eines gemeinsam: Sie können bei festgestellten Mängeln richtig teuer werden. Eine nicht ordnungsgemäße Kasse befugt das Finanzamt zu Hinzuschätzungen von Umsätzen.

Die Startgebote liegen nicht selten erst mal bei zehn Prozent. Hierauf wäre dann, sofern man rechtlich nicht gegenhalten kann, die Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer beziehungsweise Einkommensteuer sowie Gewerbesteuer abzuführen.

Bei nicht unerheblichen Umsätzen im Lebensmittelhandel können die hieraus entstehenden festgesetzten Steuern existentiell für ein Unternehmen sein. Deshalb sollten Sie bereits – bevor der Prüfer klingelt – besonderes Augenmerk auf eine ordnungsgemäße Kasse haben.

• Ihre Kasse muss jederzeit sturzfähig sein. Das bedeutet, dass der Istbestand mit dem Sollbestand übereinstimmen muss. Die Daten Ihrer Kasse sollten also nie aufgelaufene Kassendifferenzen enthalten.
• Bei Kassenschluss ist unter einem Vier-Augen-Prinzip ein sogenanntes Zählprotokoll anzufertigen. Dieses Protokoll ergibt den sogenannten Ist-Bestand Ihrer Kasse. Weicht der Soll-Bestand vom Ist-Bestand ab, so ist diese Differenz in der Kasse zu erfassen. Nach der Erfassung muss der Soll- mit dem Ist-Bestand übereinstimmen. An dieser Stelle sei erwähnt, dass es Kassensysteme gibt, die dies bereits bei Erfassung des Zählbestands automatisch erledigen.
• Kassen-Updates müssen immer zeitnah aufgespielt werden. Eine alte Kassensoftware führt automatisch zur ersten Auffälligkeit.
• Jede Kasse muss die Möglichkeit eines Datenexports haben. Hat sie dies nicht, öffnet dies automatisch die Tür zur Befugnis zum Schätzen von Umsätzen. Sämtliche Protokolle über Anpassungen in der Kasse, egal ob Software- oder Preis- oder zum Beispiel Steuersatzanpassungen sind aufzubewahren!
• Richten Sie ein Kassen-Organisationshandbuch ein. Dieses sollte unter anderem eine technische Anleitung zur Kasse, eine Verfahrensdokumentation sowie ein Sicherheitskonzept zur Vermeidung von Fehlern enthalten.