Nur ein Ausdruck digitaler Belege reicht dem Finanzamt nicht

Die Lager sind voll, und Lagerfläche ist teuer. Deshalb möchte man sich schnellstmöglich von den Unmengen an Belegen befreien. Aber Vorsicht, als Unternehmer müssen Sie hierbei einiges beachten.

Je nach Art und Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist revisionssicher digital oder in Papierform zehn beziehungsweise sechs Jahre. Hier ist grundsätzlich entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten also die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift stets die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, so sind diese nur sechs Jahre aufzubewahren.

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Diese können in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden. Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren, müssen jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können.

Egal in welcher Form aufbewahrt wird, es gelten die allgemeingültigen Aufbewahrungsfristen. Folgende Belege – egal ob Papier oder Digital – mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1. Januar 2023 vernichtet werden (= 2011er Unterlagen):

• Buchhaltungsbücher
• Buchhalterische Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Sämtliche Buchungsbelege wie z.B. Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege

Ausschlaggebend ist immer, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren.

Beispiel: Wurde die Bilanz 2011 im Jahr 2012 erstellt, dann beginnt die Frist am 01.01.2013 zu laufen und endet am 31.12.2022. Die Belege dürfen somit ab dem 01.01.2023 vernichtet werden.

Folgende Belege – egal ob Papier oder Digital – mit sechs Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1. Januar 2023 vernichtet werden (= 2016er Unterlagen):

• Schriftverkehr: Handels- und Geschäftsbriefe
• E-Mails

Achtung: Digitale Belege müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Eine ausgedruckte ursprünglich digitale Rechnung reicht nicht aus. Für die Aufbewahrung gibt es zahlreiche revisionssichere Tools, wie zum Beispiel die digitale Archivierung bei der Datev.

Ersetzendes Scannen

Werden Papierbelege durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt, können unter strengen Voraussetzungen die Papierbelege direkt vernichtet werden. Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Zusätzlich muss das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem auch die Einhaltung Ihrer Verfahrensdokumentation.