Buchhaltung: Das ändert sich 2025 bei der Aufbewahrung von Belegen

Bewahren Sie noch Papier auf oder haben Sie Ihre Buchhaltung schon auf digital umgestellt? Das Bürokratieabbaugesetz zielt darauf ab, die Verwaltung zu entlasten und die Aufbewahrungsfristen zu verkürzen. Ab dem 01.01.2025 wird die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert.

Unter der Voraussetzung, dass Sie ein revisionssicheres Verfahren wie beispielsweise das digitale Belegbuchen über Datev nutzen und Ihre Abläufe durch eine Verfahrensdokumentation festhalten, kommen Ihrer Aufbewahrungspflicht digital nach. Papierbelege können dann zum Zeitpunkt der Digitalisierung direkt vernichtet werden. Dies spart Platz und somit bei teuren Ladenflächen Geld.

Sie nutzen keine digitale Buchhaltung und bewahren alles noch in Papierform auf? Dann gilt es, sich schnellstmöglich von unnötigen Belegen zu befreien. Aber Vorsicht: Als Unternehmer müssen Sie hierbei einiges beachten.

6 oder 8 Jahre Aufbewahrungsfrist?

Je nach Art und Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist revisionssicher digital oder in Papierform 8 beziehungsweise 6 Jahre. Hier ist grundsätzlich entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. 

Könnten also die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift stets die 8-jährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, so sind diese nur 6 Jahre aufzubewahren.

Wahlrecht nur bei Papier-Belegen

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Diese können in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden.

Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren, müssen jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können.

Was darf dieses Jahr vernichtet werden?

Belege mit 8 Jahren Aufbewahrungspflicht

Egal in welcher Form aufbewahrt wird, es gelten die allgemeingültigen Aufbewahrungsfristen. Folgende Belege mit 8 Jahren Aufbewahrungspflicht - egal ob auf Papier oder digital - dürfen ab dem 01.01.2025 vernichtet werden:

• Buchhaltungsbücher
• Buchhalterische Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Sämtliche Buchungsbelege wie Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege

Ausschlaggebend ist immer, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren. Aber Achtung: Sollten Sie spät dran sein mit der Erstellung oder kommen die bestandskräftigen Bescheide erst im Folgejahr, verlängert sich die Frist entsprechend. Hier ein Beispiel:

Wurde die Bilanz 2015 im Jahr 2016 erstellt, dann beginnt die Frist am 01.01.2017 zu laufen und endet am 31.12.2024. Die Belege dürfen somit ab dem 01.01.2025 vernichtet werden.

Belege mit 6 Jahren Aufbewahrungspflicht

Folgende Belege mit 6 Jahren Aufbewahrungspflicht - egal ob auf Papier oder digital - dürfen ab dem 01.01.2025 vernichtet werden:

• Schriftverkehr: Handels- und Geschäftsbriefe
• E-Mails

Wichtig: Digitale Belege müssen in Ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Der Ausdruck einer ursprünglich digitalen Rechnung reicht nicht aus. Für die Aufbewahrung gibt es zahlreiche revisionssichere Tools, wie zum Beispiel die digitale Archivierung bei der Datev.

Werden Papierbelege durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt, können unter strengen Voraussetzungen die Papierbelege direkt vernichtet werden. Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Zusätzlich muss das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem auch die Einhaltung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Machen Sie von Belegen auf Thermopapier Kopien

Belege auf Thermopapier können mit der Zeit verblassen. Damit sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren lesbar bleiben, empfiehlt es sich insbesondere bei hohen Beträgen, Kopien zu machen! Alternativ käme auch eine digitale Archivierung durch Einscannen in Frage.

Achten Sie auf Ihre Kassen-Hardware

Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt insbesondere auch für Kassen. Stellen Sie sicher, dass diese Hardware regelmäßig mit Strom versorgt wird, so dass keine Gefahr von Datenverlust besteht.

Bitte beachten Sie, dass neben den Kassensystemen auch die folgenden Unterlagen aufbewahrt werden:

• Betriebsanleitungen
• Protokolle wann und wo die jeweilige Kasse zum Einsatz kam
• Unterlagen zur Kassenprogrammierung inkl. Umprogrammierungen
• Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit Ausdruck Nullstellenzähler (Z-Nummer)
• Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle

Das gilt bei Anlagevermögen, Mietverträgen und Urkunden

Anlagevermögen: Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, so beginnt die 8-Jahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.

Mietverträge gelten als Rechnung, sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird. Diese sind 8 Jahre nach der letzten Gültigkeit aufzubewahren.

Urkunden sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege.

E-Rechnung: Ab dem 01.01.2025 sind Sie verpflichtet E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können.